TATA USAHA
Tata Usaha
Pengertian Tata Usaha merupakan
kata majemuk yang arti umumnya ialah kegiatan dalam kantor. Ditinjau dari
aktifitas pokoknya, tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan
penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan – keterangan
itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan
organisasi atau perusahaan yang bersangkutan atau dapat dipergunakan siapa saja
yang dibutuhkannya
Menurut (Saiman, 2002; 15)
tata artinya suatu aturan/peraturan yang harus ditaati sedangkan usaha
berarti suatu kegiatan dengan mengarahkan tenaga pikiran/badan untuk mencapai
suatu tujuan. Maka dapat disimpulkan tata usaha ialah suatu peraturan yang
terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
Menurut Waworuntu dalam
(Saiman 1991; 15) Administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi
secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatan,
penggolongan data dan tulis menulis dari proses tersebut.
Tata usaha sifatnya membantu atau
menunjang bagi kelancaran pekerjaan pokok perkantoran/organisasi, sehingga tata
usaha merupakan unsur administrasi dalam suatu kantor/organisasi. Sehingga
merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang/lebih yang didasarkan
atas rasionalitas tertentu mencapai tujuan yang telah disepakati bersama, maka
kegiatan tata usaha amat diperlukan dalam suatu kantor.
Pekerjaan tata usaha selalu
berhubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya dalam sebuah organisasi. Tata
usaha membantu memperlancar semua pekerjaan pada sebuah kantor, dengan
menyediakan arsip-arsip penting yang dibutuhkan oleh suatu bagian dalam
melaksanakan pekerjaannya. Agar tata usaha dapat berjalan dengan baik dan
maksimal, maka diperlukan suatu sistem tata usaha yang baik, dimana urutan
pekerjaan tata usahs harus disusun dan dijalankan dengan teratur.
Kegiatan Tatat Usaha
Menurut Waworuntu dalam Saiman
(1991; 17) kegiatan tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa
– jasa perkantoran yang terdiri dari hal-hal berikut ini:
Korespondensi dan lapangan
kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja
organisasi ataupun kantor sampai pada persiapan hal-hal yang harus dilaporkan
kepada pimpinan.
Tata hubungan yang berhubungan
dengan proses surat menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta
faximile.
Pencatatan dan perhitungan,
kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data statistik, dan lain –
lain.
Kearsipan, hal ini penting dalam
rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan berkaitan
dengan kegiatan kantor/organisasi
Peran Tata Usaha Peralatan dan
Perlengkapan
Tata usaha terdapat dalam setiap
organisasi pada tingkat pimpinan tertinggi sampai lapisan yang terbawah.
Selanjutnya di antara satuan-satuan organisasi setiap badan usaha, baik teratas
bahkan sebaliknya maupun dari samping ke sisi lainnya serta silang-menyilang
dari dan kemanapun, tentu terjadi hubungan kerja yang dapat disebut hubungan
tata usaha. Hubungan tata usaha ialah kontak di antara segenap satuan
organisasi satu sama lain yang tidak menyangkut perintah dan tanya jawab
melainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam rangka memberikan pelayanan
kepada pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang operatif.
Hubungan-hubungan tata usaha
umumnya itu terwujud dalam bentuk syarat, formulir, salinan, kutipan, tembusan
atau sesuatu macam warkat lainnya baik instansi pemerintah maupun perusahaan
swasta dengan baik dan perseorangan dan masing-masing.
Di Indonesia beberapa dari
kegiatan tata usaha yang pokok itu mempunyain sebutan tersendiri yang sudah
umum. Rangkaian pembuatan mengetik surat, termasuk dari menyiapkan konsepnya
samapai selesai ditandatangani umunya dikenal dengan pekerjaan korespondensi.
Pekerjaan manyimpan warkat-warkat pada tempat yang aman dikenal sebagai
kearsipan. Perbuatan menggandakan warkat karena umumnya memakai lembaran sheet
dan mesin streril disebut penyeleksian. Dan terakhir perbuatan mengirim surat
lazim disebut juga pekerjaan ekspedisi, ekspedisi pekerjaan-pekerjaan inilah
yang dianggap sebagai isi dan lingkup tata usaha.
Penyelenggaraan kegiatan
pencatatan-pencatatan yang cermat adalah memelihara dokumen yang penting sekali
untuk keterangan dan bahan-bahan ingatan dalam menyusun program bagian kantor
tersebut. Administrasi kearsipan pada bagian umum meliputi kegiatan yaitu
melaksanakan penerimaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat.
Menurut Waworuntu dalam (Saiman,
1991; 18) dari peranan tata usaha tersebut, maka tata usaha merupakan proses
penyelenggaraan yang berwujud 6 (enam) pola, yaitu sebagai berikut:
Menghimpun yaitu
kegiatan-kegiatan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum
ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana
diperlukan.
Mencatat yaitu kegiatan
membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang
diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula memakai
keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat
didengar, misalnya ”pencatatan” pada pita rekaman.
Mengolah yaitu bermacam-macam
kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menjalankannya dalam
bentuk yang lebih berguna.
Mengganda yaitu kegiatan
memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang
diperlukan.
Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan
dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lainnya.
Menyimpan yaitu kegiatan menaruh
dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
Ciri Ciri Pelaksanaan Tata Usaha
Dalam pelaksanaan tata usaha
mempunyai ciri-ciri tersendiri, ciri – ciri tersebut adalah:
1. Bersifat
Pelayanan
Dalam hal ini tata usaha hanyalah
memberi pelayanan dan bantuan agar satuan operatif dapat menghasilkan
keuntungan atau tujuan yang akan dicapai.
2. Bersifat Merembes
Kesegenap Bagian Dalam Organisasi
Ini berarti tata usaha sangat
diperlukan di mana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Lebih dari
itu Tata Usaha dapat mencapai ke segala tempat dan tidak hanya terbatas dalam
lingkungan bangunan, gedung, tata kantor dari suatu badan usaha atau organisasi
yang bersangkutan.
3. Dilaksanakan Oleh Semua
Pihak Dalam Organisasi
Tata usaha dilaksanakan oleh
semua pihak yang ada dalam organisasi terlepas dari tugasnya masing-masing.
Walaupun Tata Usaha merupakan tugas dari sekelompok pegawai tapi juga dapat
dilakukan oleh pejabat pimpinan yang tertinggi dan tidak mengubah kedudukan
pejabat tersebut sebagai kepala yang tugas pokoknya adalah menggerakkan
karyawan dan segenap fasilitas-fasilitas yang ada pada kantor tersebut.
Flowchart
proses dalam ke-tata usahaan
Contoh Sistem Tata Usaha
Pekerjaan kantor yang berhubungan langsung dengan pekerjaan
tulis menulis, misalnya:
· Pengurusan
atau pengangganan surat (surat masuk dan keluar)
· penyimpanan
surat (kearsiapan)
· pengetikan
· pengurusan
pegawai
· Pengurusan
keuangan
· pengurusan
perlengkapan
· penggandaan
· pembuatan
laporan
Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan, yaitu
pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan tulis menulis
· menelpon
· menerima
tamu
· memelihara
gedung kantor
· pelayanan
keamanan
· pekerjaan
pesuruh
Daftar Pustaka Makalah Tata Usaha
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris, cetakan pertama,
Penerbit Ghalia Indo, Jakarta
Sumber
Komentar
Posting Komentar